Un prestataire de services d’indemnisation des travailleurs, qui peut être un médecin, un hôpital ou un autre professionnel de la santé, offre des services aux travailleurs blessés couverts par la loi sur l’indemnisation des travailleurs.
La terminologie relative à la facturation peut sembler complexe, et cette section vise à répondre aux questions les plus courantes, en particulier en ce qui concerne les directives de l’État de New York relatives à l’indemnisation des travailleurs.
Si vous facturez des services non liés à l’indemnisation des accidents du travail, il est essentiel de séparer ces frais des demandes soumises à votre compagnie d’assurance. Par exemple, si vous déposez une demande d’indemnisation pour un travailleur blessé mais que vous le traitez également pour une maladie comme le diabète, la facturation doit être séparée. Cela garantit que seule la partie liée à leur blessure est couverte par les prestations de l’assurance accidents du travail, et non par leur régime d’assurance maladie.
Toutes les soumissions CMS-1500 doivent-elles être accompagnées d’un récit médical ou d’un formulaire ? Oui, tous les formulaires CMS-1500 nécessitent un récit médical ou des pièces jointes lorsqu’ils sont soumis par différents canaux, y compris les centres d’échange, les partenaires de soumission XML ou directement à la commission des accidents du travail. La Commission fournit un modèle de rapport médical narratif pour accompagner la soumission CMS-1500 de chaque prestataire.
Le CMS-1500 remplace-t-il le formulaire C-4.3 ? Non, le CMS-1500 ne remplace pas le formulaire C-4.3.
La Commission des accidents du travail accepte-t-elle les formulaires CMS-1500 sur papier ? Oui, la Commission des accidents du travail accepte les formulaires CMS-1500 papier, mais encourage vivement la soumission électronique via le processus de soumission XML.
Comment puis-je soumettre le formulaire CMS-1500 à l’aide du processus de soumission XML si ma chambre de compensation n’est pas enregistrée en tant que partenaire de soumission XML de la commission des accidents du travail ? Les centres d’échange qui souhaitent devenir des partenaires XML doivent s’inscrire auprès de la Commission des accidents du travail. Les partenaires de soumission doivent ensuite être testés et approuvés dans le cadre du processus de soumission XML CMS-1500 avant d’être mis en œuvre. Les centres d’échange peuvent également travailler avec un partenaire de soumission XML agréé s’ils préfèrent ne pas devenir un partenaire de soumission directe.
Pour obtenir des informations supplémentaires sur la facturation, le prestataire médical peut obtenir les coordonnées de l’employeur du patient. En cas de doute sur l’identité de l’employeur, les patients peuvent s’adresser à leur service des ressources humaines ou à leur supérieur hiérarchique. Les employeurs de l’État de New York sont tenus d’afficher sur le lieu de travail l’avis de conformité à la loi sur les accidents du travail (formulaire C-105), qui fournit des informations sur le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et le numéro de police de la compagnie d’assurance contre les accidents du travail de l’employeur. En outre, les prestataires peuvent accéder aux informations en utilisant l’application Employer Coverage Search sur le site web de la Commission des accidents du travail.
Quelles sont les exigences spécifiques du CMS-1500 pour les chiropracteurs ? Les chiropracteurs n’ont pas d’exigences particulières en matière de CMS-1500. Cependant, ils doivent respecter les exigences du rapport narratif initial et ultérieur du CMS-1500.
Comment puis-je devenir un prestataire agréé par la Commission des accidents du travail ? Pour devenir un prestataire agréé par la Commission des accidents du travail, vous devez soumettre une demande.
Comment puis-je confirmer qu’une chambre de compensation est en train de devenir un partenaire de soumission CMS-1500 XML ? Consultez la liste publiée par le Workers’ Compensation Board, qui indique le statut des centres d’échange intéressés, testés ou approuvés pour devenir un partenaire de soumission CMS-1500 XML.
La loi élargie sur les prestataires modifie-t-elle la manière dont je soumets le formulaire CMS-1500 via XML ? La loi sur les prestataires élargis oblige certains professionnels de la santé à facturer en tant que prestataires d’équarrissage, ce qui a une incidence sur la manière dont ils complètent le processus d’enregistrement sur le portail médical en ligne pour la soumission en XML des formulaires CMS-1500.
Expliquer les exigences relatives au récit médical au format TIFF et à l’image du formulaire CMS-1500 dûment rempli. Assurer la clarté et la qualité des images soumises au format TIFF-4 avec des exigences spécifiques, y compris des images à bande unique, 200 dpi, noir et blanc avec une profondeur de couleur de 1 bit, et une image par fichier.
Comment dois-je soumettre un formulaire CMS-1500 pour une intervention chirurgicale impliquant un autre médecin, une infirmière praticienne ou une assistante médicale ? Entrez les informations pertinentes dans les zones 19, 24J et 31, utilisez le modificateur 83 pour les services d’un assistant médical ou d’une infirmière praticienne, et le modificateur 80 pour les services d’un assistant chirurgical fournis par un autre médecin. Inclure les détails de l’assistant chirurgical dans le récit médical.
Quelles sont les méthodes acceptables pour envoyer le CMS-1500 au partenaire de soumission XML ? Les prestataires peuvent soumettre le formulaire CMS-1500 au partenaire de soumission XML par diverses méthodes convenues d’un commun accord, notamment l’EDI, le courrier, la télécopie, le courrier électronique ou le portail.
Quelle est la procédure à suivre si je reçois un accusé de réception d’une facture payée mais que je n’ai pas reçu le paiement ? Si vous ne recevez pas de paiement dans les 45 jours suivant l’accusé de réception, soumettez une demande de décision concernant une ou plusieurs factures médicales impayées (formulaire HP-1.0) par l’intermédiaire du système en ligne OnBoard.
Quelles sont les exigences spécifiques pour les fournitures d’équipement médical durable (DME) lors de la soumission d’un formulaire CMS-1500 ? Les fournisseurs de matériel médical doivent indiquer leur numéro de système d’information de gestion Medicaid (MMIS) à huit chiffres dans le champ 24J du formulaire CMS-1500 ou dans la pièce jointe relative à la description médicale.
Qui doit s’enregistrer pour la soumission XML si nous sommes un petit cabinet médical utilisant un administrateur tiers pour les factures d’indemnisation des accidents du travail ? C’est le prestataire de soins, et non l’administrateur tiers, qui doit s’inscrire pour la soumission XML.
Tous les prestataires doivent-ils être autorisés par la commission des accidents du travail à soumettre le formulaire CMS-1500 ? Non, certains fournisseurs, tels que les soins d’urgence, les services d’urgence, les fournisseurs hors État et les fournisseurs de matériel médical, n’ont pas droit à l’autorisation de la Commission des accidents du travail. Toutefois, ils doivent s’inscrire pour la soumission XML par l’intermédiaire d’un partenaire de soumission XML.
Où doivent figurer les informations relatives au deuxième fournisseur sur le formulaire CMS-1500 s’il y a deux fournisseurs différents ? L’un des prestataires saisit les informations dans les champs 17, 17a et 17b, tandis que le second prestataire fournit des détails dans le récit médical ci-joint.
Quand saurai-je si le payeur a accepté ma facture ? Vous recevrez un accusé de réception vérifiable lors de l’envoi électronique, indiquant que le payeur a reçu la facture. Le payeur doit verser le paiement dans un délai de 45 jours.
Quels sont les délais requis pour la soumission des rapports médicaux ? Respecter les délais indiqués dans le NYCRR 325-1.3, en soumettant le CMS-1500 initial dans les 48 heures suivant le traitement initial et les CMS-1500 suivants dans les 15 jours suivant le traitement initial et pour la poursuite du traitement.
Tous les payeurs acceptent-ils le CMS-1500 ? Oui, tous les payeurs doivent accepter les soumissions CMS-1500 dans différents formats, y compris sur papier, par voie électronique, par EDI ou dans d’autres formats convenus d’un commun accord.
Les prestataires peuvent-ils accéder aux dossiers médicaux des patients par l’intermédiaire des centres d’échange ? Les centres d’échange fournissent des services aux prestataires de soins médicaux, mais l’accès aux dossiers médicaux des patients dépend des services spécifiques offerts par le centre d’échange.
Les centres d’échange utilisent-ils les dossiers médicaux de Medicare, Medicaid ou des assureurs privés pour contester les demandes d’indemnisation de la CAT ? L’initiative CMS-1500 n’approuve pas le partage de données en dehors du système d’indemnisation des accidents du travail. Les prestataires ne doivent pas facturer simultanément les payeurs et les assureurs de l’indemnisation des accidents du travail pour le même service, conformément à la loi 13(a) sur l’indemnisation des accidents du travail, qui exige que les employeurs fournissent rapidement des services aux employés blessés.
Où dois-je indiquer le numéro d’autorisation de la CAT et le code de tarification du prestataire sur le formulaire CMS-1500 ? Entrez le numéro d’autorisation et le code de tarification dans le champ 19 du formulaire CMS-1500.
Les pièces jointes au dossier médical sont-elles nécessaires pour les patients bénéficiant d’une prestation viagère approuvée ? Oui, toutes les factures médicales doivent être accompagnées d’une description, quelle que soit la classification permanente du patient.
Puis-je télécharger manuellement des rapports médicaux sur le site web de la Commission des accidents du travail ? Certes, le site web de la commission des accidents du travail comporte une section permettant de télécharger manuellement des rapports médicaux.
Dois-je utiliser la même chambre de compensation que le payeur pour les soumissions électroniques ? Non, vous n’êtes pas obligé d’utiliser la même chambre de compensation que le payeur. Les centres d’échange ont souvent des accords multiples pour assurer une transmission électronique efficace des factures.
Si une facture est rejetée, puis-je facturer le patient ? Non, selon la section 13-f de la loi sur les accidents du travail, vous ne pouvez pas facturer le patient si le payeur rejette la facture.
Quand puis-je soumettre la facture médicale initiale ou le rapport au payeur et à la commission des accidents du travail ? Soumettre la facture ou le rapport sur la base de décisions médicales, généralement après le traitement initial d’un accident du travail déclarable, au-delà des premiers soins.
Des modifications sont-elles nécessaires pour les éléments de données propriétaires en raison du manque de soutien de la norme X12 837 ? Non, votre flux de travail actuel reste inchangé. Le partenaire de soumission XML traite les données pour l’alignement du code de classement WCB et du numéro d’autorisation sur le CMS-1500.
Y a-t-il des changements dans le format des pièces jointes pour les payeurs commerciaux de l’assurance IARD ? Non, les partenaires approuvés pour la soumission XML garantissent la conformité de la conversion du format des pièces jointes avec les exigences de la commission des accidents du travail.
Quand le CMS-1500 est-il utilisé ?Le CMS-1500 est un formulaire de demande de remboursement standard pour les prestataires médicaux qui facturent Medicare, Medicaid et les assureurs de santé.
Un CMS-1500 rejeté peut-il résulter d’une relation occasionnelle et comment la commission des accidents du travail juge-t-elle le lien de causalité avec le travail ? Un CMS-1500 peut être rejeté si les éléments obligatoires du rapport médical narratif – le statut professionnel du patient, la relation de cause à effet et le pourcentage d’incapacité temporaire – sont manquants. L’évaluation par le payeur d’une relation occasionnelle reste distincte.
Puis-je utiliser le formulaire CMS-1500 pour la facturation de témoignages médicaux ? Utilisez le code CPT 99075 sur le CMS-1500 pour le témoignage médical. La facturation des témoignages médicaux s’effectue en dehors de la période de paiement standard de 45 jours, et il n’y a pas de code CARC spécifique ni de procédure d’opposition.
Les formulaires CMS-1500 soumis par voie électronique doivent-ils être envoyés à la commission des accidents du travail ? Non, les soumissions électroniques CMS-1500 par l’intermédiaire d’un partenaire de soumission XML sont envoyées directement au payeur et à la commission des accidents du travail.
Que se passe-t-il si un prestataire omet des informations dans le document narratif CMS-1500 ? L’omission d’éléments obligatoires, tels que le statut professionnel du patient ou la relation de cause à effet, rend le formulaire CMS-1500 juridiquement défectueux.
Un ergothérapeute ou un kinésithérapeute peut-il indiquer un pourcentage de déficience temporaire sur le formulaire CMS-1500 ? Non, les ergothérapeutes et les kinésithérapeutes ne fournissent pas d’informations sur les relations de cause à effet ou les pourcentages d’incapacité temporaire.
La Commission des accidents du travail accepte-t-elle encore les demandes envoyées par fax ? Non, l’Office n’accepte plus les demandes envoyées par fax. Toutefois, les demandes sont acceptées par voie électronique, par l’intermédiaire de partenaires XML, par courrier, par courriel ou par téléchargement sur le web.
Existe-t-il une liste des payeurs qui n’acceptent pas les demandes électroniques ? Tous les payeurs d’indemnités pour accidents du travail doivent accepter les soumissions électroniques CMS-1500, EDI, ou d’autres formats mutuellement convenus à partir du 1er octobre 2021.
Des exigences narratives spécifiques sont-elles nécessaires pour les notes de progression quotidiennes avec la soumission CMS-1500 ? Oui, la page CMS-1500 Requirements de la commission des accidents du travail (Workers’ Compensation Board) présente les détails nécessaires pour la pièce jointe médicale.
Comment puis-je soumettre par voie électronique les récits médicaux joints ? Coordonnez avec votre partenaire de soumission XML la mise en forme de la soumission électronique conformément aux exigences de la commission des accidents du travail.
Puis-je utiliser une note SOAP pour le réexamen CMS-1500 s’il manque des éléments obligatoires ? Le formulaire CMS-1500 exige une description médicale complète avec des éléments obligatoires – le statut professionnel du patient, la relation de cause à effet et le pourcentage de déficience temporaire. L’absence de ces éléments peut rendre le récit médical juridiquement défectueux.
Les prestataires peuvent-ils engager leur partenaire de soumission XML ou est-ce la compagnie d’assurance qui choisit ? Les prestataires doivent s’associer à un partenaire de soumission XML agréé pour garantir une soumission correcte au payeur approprié.
Y a-t-il une pénalité si l’on n’utilise pas un partenaire de soumission XML ? Il n’y a pas de pénalité, mais il est recommandé d’utiliser un partenaire de soumission XML pour un traitement efficace.
Les fournisseurs de matériel médical doivent-ils utiliser un formulaire CMS-1500 et fournir un compte rendu médical même sans examen du patient ? Oui, les fournisseurs de matériel médical doivent utiliser le formulaire CMS-1500. Les pièces jointes doivent inclure une copie de l’ordonnance du médecin et la preuve de la certification de l’inscription au programme Medicaid de l’État de New York.
Si je soumets un formulaire CMS-1500 papier, dois-je m’inscrire au portail médical ? Oui, il est conseillé de s’inscrire au portail médical pour bénéficier de divers avantages, notamment l’accès à la formation, la mise à jour des informations sur le cabinet et la soumission des factures CMS-1500 par le biais d’un processus de soumission XML.
Le CMS-1500 remplace-t-il le C-4.3 et puis-je soumettre le C-4.3 par voie électronique ? Le CMS-1500 ne remplace pas le C-4.3. Vous pouvez soumettre le C-4.3 électroniquement en utilisant le CMS-1500 avec des directives spécifiques.
Si la version papier du CMS-1500 comporte plus de six rubriques, comment dois-je la traiter ? Soumettre plusieurs formulaires CMS-1500 s’il y a plus de six lignes pour une même date de prestation. Le montant total doit figurer sur le dernier formulaire.
Comment puis-je soumettre par voie électronique des factures pour des demandes de remboursement réparties ? Indiquez clairement la facture répartie dans le récit médical joint et indiquez les autres numéros de dossier et de transporteur pertinents.
Pour plus d’informations, consultez le site web de la commission des accidents du travail de votre État ou un avocat spécialisé dans les accidents du travail.
